To do list efficace: ecco come farla
Pubblicato
9 mesi fa
Marcello Ferrara Corbari
Autore, scrittore e musicista
Scopri come scrivere una lista di obiettivi per migliorare la gestione delle tue giornate senza stress e pianificare con successo i tuoi impegni personali e lavorativi
Sentirsi sopraffatti dagli impegni quotidiani è qualcosa che nelle nostre vite iper-affaccendate si è trasformato ormai in un rumore di fondo, a cui quasi non facciamo più caso.
Viviamo in un perenne gioco d’incastri, come nell’iconico videogame Tetris, e portiamo avanti le nostre giornate con un martellante senso di corsa contro il tempo.
Se vi riconoscete in questo stato di cose, allora le to do list potrebbero rappresentare la soluzione ai vostri problemi. Facili da creare e utilizzare, vi aiuteranno ad aumentare efficacia e controllo sulle incombenze della vostra giornata.
Una vita al massimo
Vivere col piede sempre premuto sull’acceleratore ha innegabilmente il suo fascino e le sue attrattive. Sotto sotto, riuscire a tener testa a mille impegni non è da tutti, ed è qualcosa che ci inorgoglisce. Una vita piena di cose da fare è una vita importante, che si distingue, e a tutti noi piace distinguerci. Viaggiamo come trottole a velocità pari a quella della luce. E col pensiero anche di più.
Fino al momento in cui un senso di oppressione ci prende e sperimentiamo la spiacevole sensazione di essere con l’acqua alla gola. Non per un giorno soltanto, ma per intere settimane. Le attività da fare ci soverchiano, ci sentiamo spossate e spossati, e uno sgradevolissimo senso d’inefficienza ci avvelena anche i rari momenti di riposo.
È nei momenti critici che si trovano le soluzioni più risolutive. Una di queste si chiama to do list.
Cos’è una to do list?
Il termine inglese ormai circola da tempo, ma per chi ancora non lo conoscesse o volesse rinfrescarsi la memoria to do list significa letteralmente “lista delle cose da fare”. Ossia un elenco di attività che devo o che ho intenzione di fare entro un determinato lasso di tempo. Può essere la giornata odierna, oppure la settimana che è appena cominciata.
Ma l’uso delle to do list è applicabile anche a periodi di tempo di maggior gittata: tre mesi, un semestre, l’intero anno. Qualsiasi periodo di tempo è teoricamente pianificabile, con le dovute competenze riguardo alle attività da svolgere.
E in generale una delle caratteristiche che ha reso le to do list tanto popolari tra tutti coloro che vogliano aumentare efficacia e controllo sulle incombenze delle proprie giornate o attività lavorative è il fatto che sono altamente “customizzabili”.
Vale a dire personalizzabili sulle proprie esigenze e sul proprio modo di organizzarsi e in generale di pensare.
Basta che funzioni
Può succedere che siate tra coloro che le hanno già provate. Nei primi giorni ne eravate entusiasti. Le cose sembravano funzionare alla grande e creare e disfare queste liste di azioni giornaliere vi regalava non solo un gradevole senso di efficienza, bensì un piacere quasi fisico. A fine giornata andavate a letto con l’orgoglio di un generale sul campo di battaglia.
Ben presto, però, queste liste hanno cominciato ad allungarsi a dismisura e il loro controllo a sfuggirvi di mano. Ora non eravate più voi a gestire le liste, ma le liste a gestire voi, il vostro tempo e le vostre energie. Perciò avete concluso che le to do list non funzionano.
Come per la maggior parte degli strumenti (e un elenco è uno strumento, seppur apparentemente molto semplice) c’è bisogno di conoscerne il funzionamento, avere un metodo d’utilizzo. Conoscerne financo le insidie, le aree di malfunzionamento (ogni strumento ne ha almeno una).
E da ultimo servono costanza e applicazione nel tenerle aggiornate e per così dire “vive”. Potremmo dire, per scherzare, che certe volte occorrerebbe una to do list per ricordarci di tener dietro alla nostra to do list. Una to do list elevata alla seconda, una to do list 2.0, diciamo.
Perdere tempo per risparmiare tempo
“Se avessi otto ore di tempo per tagliare un albero, ne passerei sei ad affilare la mia scure”. Questa frase di Abramo Lincoln riassume in un’immagine emblematica il tema dell’importanza della pianificazione per aumentare l’efficacia e il controllo sulle nostre giornate.
Senza un lavoro di organizzazione delle nostre attività rischiamo di correre dietro alle urgenze quotidiane nell’ordine piuttosto casuale in cui si presentano, sprecando tempo ed energie. E perdendo rapidamente piacere ed entusiasmo per quello che stiamo facendo, che sia una chiamata di lavoro o un rapido approvvigionamento al supermercato.
Detto in altri termini: non riuscire a programmarsi è programmare di non riuscire. E così come abbiamo tutti una preziosa playlist musicale per risollevarci nei momenti più fiacchi della giornata, o regalarci un momento di allegria, allo stesso modo abbiamo bisogno di una lista di cose da fare che ci guidi nelle nostre azioni.
Perciò, a proposito di tempo, smettiamo di indugiare ed entriamo nel vivo della questione. Come si crea una to do list? In modo molto semplice e intuitivo.
Come scrivere una lista: prima fase
Che sia giornaliera o settimanale, mensile o addirittura trimestrale, una lista si compila sempre allo stesso modo. Un foglio bianco, una penna biro, tre o quattro minuti del nostro tempo. Si disegnano tre colonne per tutta la lunghezza verticale del foglio: due colonne piuttosto larghe, la terza molto più stretta (a destra o sinistra poco importa). Quest’ultima terza colonna può anche essere omessa. Essenziali sono le prime due.
Come prima cosa si buttano giù di getto le attività che dobbiamo o vogliamo portare a termine. Si scrivono in ordine casuale all’interno della prima colonna. Col passare delle ore altre voci si aggiungeranno sicuramente, via via che ci si presenteranno alla memoria altre questioni più o meno importanti da derubricare.
E qui una prima avvertenza fondamentale: il nostro foglietto con la to do list va sempre tenuto a portata di scrittura. Questo perché la sua funzione è quella di sgomberarci immediatamente la mente da carichi mnemonici. In questo modo il carico mentale delle nostre giornate si alleggerirà parecchio.
Come scrivere una lista: seconda fase
Quando la colonna delle cose da fare è abbastanza piena e sentiamo di aver esaurito le incombenze primarie che da giorni tenevamo in memoria, allora passeremo alla seconda fase. Che è quella di aggiungere un numero progressivo a fianco di ogni voce, numerandole secondo il grado di priorità decrescente.
Assegneremo cioè il numero uno alla cosa più importante da svolgere in assoluto, il numero due alla seconda priorità, il numero tre alla terza, e così via. Col passare dei numeri il livello di priorità tenderà a livellarsi (vale a dire che un piccolo impegno varrà l’altro) per questo non dovremo darci troppa pena nell’assegnare gli ultimi numeri. I più importanti sono quelli iniziali.
Infine passeremo alla terza fase. Ma prima un’importante precisazione su come scegliere i nostri obiettivi.
Obiettivi da raggiungere, come sceglierli
Se si tratta di obiettivi pratici sceglierli sarà molto semplice: sono cose che vanno fatte e da cui non possiamo esimerci. Sia che si tratti di passare in banca per un bonifico, pulire la stufa, rammendare i pantaloni da calcio del secondogenito o organizzare la festa di compleanno della nostra piccola peste, la lista delle cose da fare sgorgherà spontanea dalla nostra mente fino a quel momento sovraccaricata.
Nel caso di obiettivi di realizzazione personale si tratta invece non tanto di una to do list quanto di una to be list o se vogliamo di una to become list. Una lista cioè di azioni da intraprendere per diventare sotto vari aspetti la migliore versione di noi stessi. Ad esempio: perdere qualche chiletto in eccesso, trovare più tempo per leggere o tenersi aggiornati sui fatti, ritagliarsi un momento di meditazione quotidiana, diventare più pazienti o determinati.
Tutti questi sono esempi di obiettivi personali che possono essere raggiunti pianificando una serie di azioni graduali volte al raggiungimento dello scopo preposto. Nei tempi e nelle modalità fisiologicamente necessarie al cambiamento.
Ma per le to be list rimandiamo a prossimi articoli futuri, non essendo argomento di questo.
Come scrivere una lista: ultima fase
Siamo giunti all’ultima fase. Abbiamo scritto le nostre azioni da compiere, le abbiamo ordinate secondo un criterio di priorità. Ora non ci resta che pescare soltanto tre voci da quelle elencate nella prima colonna e scriverle nella seconda colonna libera. Ne sceglieremo una ad alta priorità, una a media priorità, e la terza a piacimento. A seconda di come ci sentiamo quel giorno. È importante rispettarsi.
E infine, nella terza colonna, quella piccola, possiamo eventualmente provare a ipotizzare una stima del tempo di esecuzione (mezz’ora, un’ora, un’ora e mezzo e così via). In modo da sapere come gestire al meglio la nostra giornata. Ma è opzionale, come si diceva.
Ultimissimi consigli
Per finire, una serie di utilissimi consigli, derivati dall’esperienza (vale a dire: da tanti piccoli fallimenti) che vi aiuteranno a far funzionare nel miglior modo possibile le vostre liste.
- Ogni volta che portate a compimento un’azione ricordatevi di spuntarla o evidenziarla con qualche colore sgargiante. Non dimenticate di farlo e non limitatevi a cancellarla. Dovete sempre poterla leggere e averla sotto gli occhi. È un vostro piccolo trionfo. Un punto a vostro favore contro il caos del mondo.
- Tenete le liste sempre a portata di mano, come già detto.
- Carta o cellulare, analogico o digitale? Scegliete voi. L’importante è che possiate manipolare le liste con facilità, e aggiungere spunte e colori.
- Ricordatevi di pianificare anche momenti di tempo libero e di ricarica. Sembra un’ovvietà ma non lo è. Anche i momenti di benessere personale vanno organizzati. Altrimenti saranno sempre i primi a essere sacrificati. Ma si può pensare di intraprendere un lungo viaggio senza mai fermarsi a fare rifornimento? Dopo un tot di chilometri la nostra auto, volenti o nolenti, si fermerà.
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