Riordinare per risolvere i problemi lavorativi
Pubblicato
4 anni fa
Leggi un estratto da "Lavorare con Gioia" di Marie Kondo e Scott Sonenshein per scoprire l'influenza positiva di una postazione di lavoro ordinata
Qual è la prima cosa che vi accoglie quando arrivate in ufficio il lunedì mattina?
Per molti è una scrivania invasa da cianfrusaglie, di ogni genere e tipo. Pile di documenti, graffette sparse, lettere mai aperte e arrivate non si sa quando, libri da leggere, e un computer portatile sommerso da post-it. Sotto la scrivania, spesso, giacciono sacchetti di plastica pieni di campioni omaggio o gadget per i clienti.
È uno spettacolo desolante, ammettiamolo, che porta a chiedersi come si possa concludere qualcosa in mezzo a un tale caos.
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La storia di Aki è la tua storia?
Aki, impiegata di un'agenzia immobiliare, era un classico caso di persona affetta da scrivania disordinata. E sebbene la scrivania in questione non fosse neanche grande (era lunga più o meno mezzo metro e contava solo tre cassetti), lei non riusciva mai a trovare quello che le serviva. Prima di ogni riunione si ritrovava a frugare disperatamente in cerca degli occhiali, della penna, di un faldone, e spesso era costretta a stampare nuovamente documenti e materiali scomparsi nel nulla.
Diverse volte si era detta che non ne poteva più, e aveva tentato di rimettere in ordine: ma la sera si scopriva troppo stanca per quel compito, che rimandava a «domani» ammucchiando tutte le carte in un angolo prima di andarsene a casa.
Il giorno dopo, ovviamente, era costretta a cercare i documenti che le servivano in mezzo al mucchio, affannandosi prima ancora di poter cominciare a lavorare. Quando alla fine riusciva a mettersi seduta, era già esausta: «Avere una scrivania in disordine è deprimente» mi disse.
Purtroppo, aveva ottime ragioni per sentirsi in quel modo.
Diversi studi dimostrano che il disordine ha un costo, più salato di quanto possiamo immaginare.
Un sondaggio che ha coinvolto mille americani adulti con un impiego regolare ha dimostrato che il 90% riconosceva gli effetti negativi del disordine sulle loro vite. I più frequenti erano la scarsa produttività, un atteggiamento incline al pessimismo, mancanza di motivazione e meno felicità complessiva.
Il disordine influisce anche sulla salute. Secondo uno studio condotto presso l'UCLA, essere circondati da troppi oggetti aumenta il livello di cortisolo, l'ormone responsabile dello stress. Alti livelli di cortisolo protratti nel tempo ci rendono più suscettibili a depressione, insonnia e altri disturbi psicologici, oltre a cardiopatie, ipertensione e diabete.
Inoltre, recenti ricerche condotte in ambito psicologico mostrano che il cervello, quando è in un ambiente caotico, si affatica. Il caos lo obbliga a registrare cosi tante informazioni contemporaneamente che gli è impossibile concentrarsi sul lavoro da svolgere in quel momento o comunicare efficacemente.
Insomma, in mezzo al caos ci sentiamo distratti, stressati, ansiosi, e la nostra capacità di prendere decisioni si riduce.
Il disordine, a quanto pare, è una calamita per l'infelicità. Anzi, i dati dimostrano che le persone come me, che alla vista di una stanza caotica si emozionano e non vedono l'ora di cominciare a riordinarla, sono l'eccezione.
Ma non sono solo i singoli individui a risentire del disordine: ne subiscono gli effetti negativi anche le aziende.
Avete mai trascorso ore a cercare qualcosa in ufficio? Oppure, avete mai perso qualcosa di importante?
La metà circa degli impiegati perde più o meno un oggetto rilevante all'anno. Magari è una calcolatrice, o un faldone, una pennetta USB, una ventiquattrore, un computer portatile, un cellulare. Non solo rimpiazzare questi oggetti costa caro, ma perderli procura un inevitabile stress, e lo spreco che ne consegue danneggia l'ambiente.
Di sicuro, però, la perdita peggiore è quella del tempo impiegato a cercarli: secondo alcune ricerche, il tempo trascorso a cercare oggetti perduti sul posto di lavoro ammonta a una media di una settimana l'anno per ciascun dipendente. Nell'arco di quattro anni, si arriva a un intero mese.
Solo negli Stati Uniti, questa perdita di produttività equivale, in termini monetari, a circa 89 miliardi di dollari l'anno. Ovvero, più del doppio dei profitti sommati delle cinque corporation più grandi al mondo.
Si tratta di cifre incredibili, ma assolutamente reali.
Il disordine può davvero avere effetti devastanti. Ma non c'è ragione di preoccuparsi: tutti questi problemi si possono risolvere semplicemente riordinando.
Come il riordino può migliorare le prestazioni lavorative
«La mia scrivania è un casino, che vergogna!» mi confidò un giorno la mia collega Lisa. Lavorava al mio stesso piano, e quando mi vide rimettere in ordine la mia postazione mi chiese, incuriosita, se potevo darle qualche consiglio.
Non era mai stata molto brava a mettere in ordine, anche da bambina, e la casa dei suoi era zeppa di oggetti. Il suo appartamento, mi disse, era altrettanto caotico. «Non solo non ho mai riordinato in vita mia, ma non mi è mai venuto in mente che avrei dovuto farlo» disse. Ma lavorando in un ufficio si era accorta subito che la sua scrivania era sempre la più disorganizzata di tutte.
La storia di Lisa non è unica.
La principale differenza fra casa nostra e l'ambiente lavorativo è che, quando siamo al lavoro, chiunque può vederci. A casa non c'è nessuno, tranne noi, a guardare libri e vestiti sparpagliati su tutto il pavimento. L'ufficio, al contrario, è uno spazio condiviso, il che significa che la differenza fra una scrivania pulita e una sottosopra è evidente a tutti.
Strano a dirsi, ma questa consapevolezza ha un enorme impatto sulla nostra vita lavorativa, anche se non ce ne rendiamo conto.
Molti studi hanno mostrato che più una persona lavora in un ambiente ordinato, più facilmente gli altri percepiranno quella persona come ambiziosa, intelligente, cordiale e calma; secondo altri studi, verrà vista anche come amichevole, industriosa e gentile. Insomma, un elenco di aggettivi che si addicono a un/una vincente. Inoltre, sempre secondo alcune ricerche, le persone ordinate guadagnano con più facilità la fiducia degli altri, e più facilmente vengono promosse.
Non solo una buona reputazione è fondamentale per fare carriera; è dimostrato che noi tutti tendiamo a lavorare adeguandoci alle aspettative che gli altri nutrono su di noi. Aspettative più alte equivalgono a maggiore autostima e di solito a risultati più brillanti.
Questa teoria, nota come Effetto Pigmalione, si basa su uno studio che ha dimostrato che i voti degli studenti migliorano se i ragazzi sentono che i loro insegnanti si aspettano che abbiano successo. L'Effetto Pigmalione è fondamentale anche in ambito professionale, dove la performance dei dipendenti aumenta o crolla anche in base alle aspettative dei capi.
Tutte queste scoperte possono essere riassunte in tre semplici punti;
- una scrivania ordinata equivale a una valutazione migliore del nostro carattere e delle nostre capacità;
- valutazione che a sua volta aumenta autostima e motivazione.
- Di conseguenza, lavoriamo con più impegno e otteniamo risultati migliori.
Visto in quest'ottica, riordinare la scrivania sembra un buon affare, non credete?
Dopo aver applicato le mie istruzioni alla sua postazione. Lisa cominciò a vendere di più, il suo capo la elogiò e lei divenne sempre più sicura di sé. Per quanto riguarda me, diciamo solo che la voce che ero bravissima a mettere in ordine si sparse per tutta l'azienda, e la cosa mi rese molto felice.
Le persone disordinate sono davvero più creative?
Una scrivania spoglia e sterile è noiosa. «Se una scrivania in disordine è segno di una mente in disordine, di cosa è segno, allora, una scrivania vuota?» Queste parole sono spesso attribuite al genio creativo noto con il nome di Albert Einstein; non si sa se le pronunciò davvero, ma le fotografie mostrano spesso la sua scrivania invasa da libri e fogli. Allo stesso modo, Pablo Picasso dipingeva circondato da tele sparse ovunque, e Steve Jobs, il fondatore della Apple, lasciava, o così si dice, il suo ufficio in disordine di proposito.
Le leggende che riguardano geni creativi con uffici caotici sono davvero troppe per ricordarle tutte. E, come se non bastasse, uno studio recente della University of Minnesota ha concluso che un ambiente lavorativo disordinato favorisce lo sviluppo di idee creative.
È forse proprio perché queste storie abbondano che la gente spesso me ne chiede conferma. «Ma una scrivania disordinata è un bene, no?» dicono. «Stimola la creatività, giusto?»
Se vi state chiedendo se il caos vi renda più produttivi, e se valga davvero la pena di leggere questo libro, fate un piccolo esercizio.
Immaginatevi seduti alla scrivania del vostro ufficio, dello studio casalingo, o comunque nell'ambiente in cui lavorate. O, se siete seduti li in questo istante, datevi un'occhiata intorno.
Adesso rispondete a queste domande:
- Potete onestamente dire che lavorare così vi fa stare bene?
- Lavorare a questa scrivania, ogni giorno, vi procura gioia?
- Siete sicuri che la vostra creatività sia positivamente stimolata?
- Avete voglia di tornare a sedervi proprio qui, domani?
Non vi pongo queste domande per farvi stare male. Lo faccio perché voglio che vi rendiate conto di come il vostro ambiente vi fa sentire.
Se la risposta è, in tutti i casi, un entusiastico sì, allora il vostro livello di gioia è già molto alto: complimenti. Ma se avete dato risposte ambivalenti, o se rispondendo avete sentito un tuffo al cuore, anche piccolissimo, allora vale sicuramente la pena di provare a riordinare.
A dirvi la verità, poco importa cosa sia meglio a conti fatti, se una scrivania ordinatissima o il trionfo del caos.
La cosa più importante è che voi siate consapevoli di ciò che vi aiuta a vivere il vostro lavoro con gioia, che conosciate insomma i vostri criteri personali. E riordinare è uno dei modi migliori per scoprire queste cose.
Molti clienti che hanno usato il metodo KonMari per riordinare le proprie case finiscono per ritrovarsi con interni spogli, essenziali, e si rendono conto, dopo qualche tempo, che vorrebbero abbellirli un po'. E a quel punto iniziano ad aggiungere dettagli scelti con grande cura.
Spesso è proprio dopo aver riordinato che ci si rende conto di quale ambiente ci procura una gioia genuina.
E voi? Siete il tipo che entra in contatto con la propria creatività più facilmente dopo aver riordinato o che ha bisogno del disordine per attivarsi? Poco importa, il processo che vi propongo vi aiuterà a creare un'atmosfera in cui la vostra creatività possa esprimersi al meglio.
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