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Comunicare agli altri le proprie idee

di Dale Carnegie 1 anno fa


Comunicare agli altri le proprie idee

Leggi un estratto dal libro "Come Diventare un Comunicatore Eccezionale" di Dale Carnegie

Don M. era furioso: “Ho spiegato nel dettaglio come fare quel lavoro; mi ha detto che aveva capito e invece ha fatto un casino. E adesso bisogna rifare tutto da capo! ”

Quante volte ci siamo trovati in una situazione del genere? Abbiamo dato istruzioni precise a un collaboratore, abbiamo spiegato un concetto a un socio, descritto una procedura a un cliente, e abbiamo avuto l’impressione di essere stati capiti, salvo poi scoprire che non era assolutamente così.

Potremmo evitarci un sacco di problemi e risparmiare parecchio tempo, se solo potessimo essere sicuri che H nostro messaggio sia stato recepito, da chi ci ascolta, esattamente come lo intendiamo.

Stai leggendo un estratto da questo libro:

Come Diventare un Comunicatore Eccezionale

Dale Carnegie

(1)

Oggi la comunicazione è un fattore determinante per il nostro successo: che tu sia un accademico, un politico, uno studente o un impiegato la chiave della tua riuscita sta nella capacità di esprimere le tue idee, presentare le tue opinioni con...

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Indice dei contenuti:

Il messaggio è stato capito davvero?

Dopo aver dato al suo collaboratore istruzioni dettagliate, qual è la domanda che Don si è preoccupato di fare? Esatto, proprio quella. Ha chiesto: “Hai capito?” E che cos’ha risposto il collaboratore? Esatto anche stavolta. Ha detto senz’altro: “Sì.” Ma il fatto che qualcuno ci dica di aver capito non significa necessariamente che l’abbia fatto davvero: alcuni semplicemente pensano di aver compreso quello che gli è stato detto, e dunque rispondono di conseguenza, ma dal momento che la loro interpretazione del messaggio può essere diversa da ciò che intende il mittente, è possibile invece che non abbiano capito nulla.

Altri, poi, afferrano solo una parte del messaggio, e danno per scontato di aver capito tutto; altri ancora non capiscono nulla ma si vergognano di ammetterlo di fronte al loro capo, così provano a fare a modo loro. In tutti questi casi non c’è stata vera comunicazione, perciò si compiono errori, si creano malintesi, si perde tempo (e talvolta, la calma) e non si riesce a portare a termine il lavoro.

Ma come fanno i bravi comunicatori a farsi capire? Analizziamo le risposte a un sondaggio effettuato tra manager, supervisori, direttori vendite e altri dirigenti amministrativi.

Betty M., direttrice di un’agenzia viaggi di New York, non chiede mai ai suoi impiegati se hanno capito le sue istruzioni, ma domanda loro che cosa faranno: “Sottopongo loro una sorta di quiz,” dice Betty. “Quando affido un progetto a un impiegato, dopo averglielo spiegato gli chiedo come intende procedere; nel caso la sua interpretazione sia diversa da quella che ho in mente io, possiamo apportare le dovute correzioni prima che si creino problemi. Se si tratta di un progetto complesso, faccio diverse domande, come: ‘Che cosa fai se succede x?’ oppure ‘Supponiamo che accada Y...’”

Tra le responsabilità di Betty vi è quella di insegnare agli impiegati come utilizzare i computer per effettuare prenotazioni e per acquistare biglietti aerei. Dice: “Per essere sicura che l’impiegato sia in grado di usare correttamente il computer, oltre a fargli delle domande gli chiedo di mostrarmi concretamente come risolverebbe una serie di problemi. Osservandolo mentre utilizza il terminale, posso rendermi conto del suo grado di competenza effettivo.”

Capire ciò che viene comunicato è un requisito base per una buona comunicazione, ma va considerato anche un altro fattore, non meno importante: il messaggio non dev’essere solo compreso, dev’essere anche accettato. Un manager comunica a un impiegato che deve terminare il suo compito entro le 15 in punto: non c’è dubbio che l’impiegato abbia capito il significato del messaggio, ma se tra sé e sé costui si dice: “Impossibile! ” Pensate che il lavoro sarà davvero completato entro le 15? Improbabile. Se la persona incaricata non considera il compito ragionevole e fattibile, non si impegnerà per portarlo a termine entro la scadenza stabilita.

Louise R., proprietaria di una ditta di pulizia e manutenzione a Rock Hill, in South Carolina, gestisce situazioni simili sollecitando la partecipazione dello staff: di solito riunisce il personale coinvolto nel progetto e comunica i servizi richiesti e le tempistiche, chiedendo ai collaboratori quando ritengono di poter portare a termine il lavoro e se hanno qualche suggerimento. Spesso le soluzioni che trovano sono ancora migliori di quelle pensate dalla direzione, mentre altre volte parlando con loro Louise si rende conto di aver fatto stime ottimistiche, e che in realtà serve più tempo o più personale del previsto.

Dal momento che i suoi collaboratori sanno che lei incoraggia la loro partecipazione e li ascolta, nelle situazioni difficili, quando sono necessari impegno, energia e lavoro extra, tutti si mostrano più collaborativi.

Pianifichiamo ciò che vogliamo dire

Prima di rivolgerci a un singolo o a un gruppo dobbiamo pensare con cura al nostro messaggio e a come intendiamo proporlo; a volte non ne abbiamo il tempo e siamo costretti a improvvisare, ma il più delle volte, quando dobbiamo discutere di qualcosa, possiamo prepararci con un minimo di anticipo.

Impariamo a conoscere l'argomento

Sul lavoro, di solito comunichiamo con gli altri su argomenti che ci sono del tutto familiari, come progetti su cui stiamo lavorando, questioni riguardanti la nostra area di competenza, problemi relativi all’azienda; nonostante ciò, dovremmo effettuare un ripasso di fatti e contenuti, per essere sicuri di avere davvero tutte le informazioni disponibili e di essere preparati a rispondere a qualsiasi domanda.

Occasionalmente può succedere che ci venga chiesto di parlare di argomenti che non conosciamo, ad esempio nel caso in cui la nostra azienda intenda acquistare un nuovo software e ci chieda di informarci in proposito.

  • Cerchiamo di imparare il più possibile sull’argomento, acquisiamo una quantità di informazioni dieci volte superiore a quella che ci serve per la nostra relazione.
  • Appuntiamoci i pro e i contro di un potenziale acquisto o soluzione.
  • Non importa se dobbiamo fare rapporto solo a una persona (il nostro capo, per esempio) o a un gruppo di manager o di tecnici specializzati: prepariamoci a rispondere a qualsiasi domanda possano porci.

Impariamo a conoscere chi ci ascolta

Anche i comunicatori più abili non riusciranno a trasmettere il loro messaggio se il pubblico non li capisce, ed è per questo che per una buona comunicazione è fondamentale conoscere chi ci ascolta.

Scegliamo parole che il nostro interlocutore possa capire facilmente: se ci rivolgiamo a qualcuno che ha competenze tecniche, possiamo ricorrere alla terminologia di quel determinato settore e chi ci ascolta non avrà problemi a capire; se invece parliamo di un argomento tecnico a un soggetto che non ha questo tipo di preparazione, il linguaggio specialistico non andrà utilizzato. Se i nostri ascoltatori non comprendono il nostro vocabolario, il messaggio che inviamo andrà perduto.

Per esempio, Charles è un ingegnere che sul lavoro comunica principalmente con altri ingegneri, e dunque è abituato a utilizzare costantemente un vocabolario tecnico. Ipotizziamo che venga chiamato a presentare un nuovo progetto al reparto finanziario dell’azienda che ne deve stabilire il finanziamento: assicurarsi che il messaggio arrivi correttamente non è responsabilità del pubblico, ma di Charles, che dovrà cercare di spiegare le questioni tecniche con una terminologia comprensibile ai non addetti ai lavori. Se poi non potrà evitare di utilizzare un linguaggio tecnico, dovrà trovare il tempo di spiegare i termini la prima volta che li utilizza e magari un’altra volta, se ritiene che possa servire.

Parliamo chiaramente

È capitato a tutti di ascoltare persone che borbottano, parlano troppo velocemente o troppo lentamente, o hanno un accento che rende difficoltosa la comprensione. Se non articoliamo chiaramente le frasi, gran parte del messaggio che tentiamo di trasmettere finirà per perdersi.

La cattiva articolazione è facile da correggere, e alcuni modi per farlo verranno descritti nel capitolo 4.

Alcuni dei comportamenti che mettiamo in atto senza accorgercene hanno un peso enorme nel determinare l’impressione che diamo di noi. Alcuni studi sociolinguistici sulla comunicazione faccia a faccia hanno calcolato che solo d 7 per cento di un messaggio viene comunicato attraverso le parole dette: il 38 per cento del significato viene invece trasmesso attraverso le connotazioni vocali - tono della voce, pause, enfasi ecc. - e un impressionante 55 per cento attraverso i segnali visivi che classifichiamo come “linguaggio del corpo”. Spesso non ci rendiamo conto di quanto questo condizioni il modo in cui veniamo percepiti dagli altri.

Postura

Una buona (o cattiva) postura è identificabile anche a distanza e si imprime immediatamente nella mente di chi ci guarda: è qualcosa di meno sottile degli altri elementi non verbali, perché coinvolge il nostro corpo per intero. In alcune ricerche, i soggetti con un’ottima postura sono stati identificati come persone più popolari, ambiziose, sicure di sé, amichevoli e intelligenti rispetto a quelle con un’impostazione più rilassata. Assumere una postura migliore all’inizio potrà sembrarci strano e forzato, ma cerchiamo di stare dritti, con le spalle aperte e un baricentro bilanciato.

Di tutte le espressioni facciali, il sorriso è la più efficace. Sorridere può a tutti gli effetti rendere gli altri più ricettivi al nostro punto di vista, e quando sorridiamo a qualcuno quasi sempre veniamo ricambiati, ed è qualcosa di più che un’imitazione meccanica: è il riflesso dell’improvvisa ondata di calore e benessere che il nostro sorriso riesce a generare.

Un sorriso falso è la cosa peggiore: non tentiamo di sorridere solo con i muscoli della bocca, perché un sorriso credibile coinvolge tutto il viso e si manifesta spontaneamente quando lo scambio in cui siamo coinvolti genera un pensiero positivo.

Guardarsi negli occhi

Quando guardiamo negli occhi il nostro ascoltatore, comunichiamo fiducia, onestà e interesse per l’altro, mentre evitare un contatto visivo è di solito interpretato come un segno di paura, disonestà, ostilità e noia.

Alcune ricerche dimostrano che nei colloqui di lavoro i candidati tendono a dare risposte più complete se l’intervistatore mantiene il contatto visivo; nelle classi, la comprensione della materia e ciò che gli studenti ricordano è diretta-mente collegato al contatto visivo stabilito dall’insegnante. D’altra parte, evitiamo di fissare gli occhi di una persona, guardiamola piuttosto in faccia.

Discuteremo di come interpretare il linguaggio del corpo dei nostri ascoltatori nel capitolo 3.

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