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Essere al top dell’efficacia

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Essere al top dell’efficacia

Che si ami o si odi il proprio mestiere, la mole di lavoro che molti di noi devono svolgere quotidianamente ha raggiunto dei livelli insostenibili.

Cominciamo la nostra tipica giornata lavorativa in preda all’ansia di non riuscire a fare tutto, di deludere qualcuno e di dover sacrificare (di nuovo) qualche compito importante pur di non affogare.

Mentre ancora sorseggiamo il primo caffè della mattina, diamo un’occhiata alla casella di posta sui nostri dispositivi mobili, per vedere chi ha aggiunto una nuova incombenza alla lunga lista delle cose da fare. Man mano che leggiamo le mail, ciascuna contenente una richiesta che sappiamo non potrà essere evasa in modo rapido, lo stress aumenta. Così, segniamo i messaggi come “da leggere” e li teniamo da parte per… “dopo”, aggiungendoli mentalmente alla montagna di lavoro avanzato dalla sera precedente (quando abbiamo lasciato l’ufficio fin troppo tardi). Altre mail a cui rispondere, altre persone da richiamare, altre scartoffie da riempire; e come se non bastasse, ogni faccenda esige la nostra immediata attenzione.

A dirla tutta, troppe cose esigono la nostra attenzione prima ancora che possiamo dedicarci alle attività davvero importanti… e troppe cose sono considerate importanti. Spesso lavoriamo tutto il giorno, prima in ufficio e poi a casa (dove ci occupiamo della nostra famiglia, delle pulizie domestiche e di pagare le bollette), e talvolta ci fermiamo solo per andare a letto. Il tempo non è mai abbastanza e c’è sempre così tanto da fare.

Se lo scenario appena descritto vi suona familiare, sappiate che non siete soli. Nel corso della mia esperienza in qualità di professore, insegnante, consulente manageriale, autore e formatore ho notato che queste sensazioni sono fin troppo comuni tra professionisti e non, a qualsiasi livello. Ma ben più problematico è il fatto che persone provenienti dai contesti lavorativi più disparati (dirigenti, medici, studenti, imprenditori, dipendenti pubblici ecc.), nel cercare sollievo da un carico di lavoro eccessivo, vengono attratti dalle medesime soluzioni, alquanto infelici.

Queste soluzioni, infatti, non fanno altro che aggravare il problema.

Sempre più spesso vedo dei gran lavoratori, persone intelligenti e motivate, cadere nella “trappola dell’efficienza”: ci sforziamo di restare concentrati quanto più a lungo possibile, utilizzando ogni momento libero nell’arco della giornata per metterlo a frutto. Se abbiamo dei dipendenti che lavorano per noi, pretendiamo da loro lo stesso tipo di approccio, per il maggior numero possibile di ore al giorno. Manuali di gestione del tempo, guru e persino vere e proprie società di consulenza hanno raccolto la sfida di aiutarci a “fare di più in meno tempo”.

Come sostiene mio fratello, dirigente di un’azienda annoverata nella Fortune 1000, la classifica delle prime mille società al mondo per fatturato, «abbiamo tutti un sacco di roba da fare, il che è positivo, trattandosi pur sempre di lavoro. Ma dopo aver passato la giornata a smaltire una marea di roba, alla fine ne abbiamo comunque fino al collo».

Altri esperti della gestione del tempo consigliano di occuparsi dapprima delle questioni più importanti, quelle per cui potrebbe non esserci tempo a sufficienza in un secondo momento. È senz’altro utile distinguere le attività che contano davvero da quelle urgenti ma meno importanti; eppure, c’è qualcosa di frustrante in questo consiglio: alla fin fine, infatti, ci restano comunque un sacco di cose da fare. Alcune, però, contano perché influenzano i nostri rapporti sociali, altre perché il non portarle a termine, a lungo andare, potrebbe causare il nostro licenziamento, altre ancora perché abbiamo concordato una scadenza e non possiamo tirarci indietro solo perché c’è qualcosa di più importante in agenda.

Pertanto, benché queste attività non siano fondamentali, il non averle svolte può far sì che andiamo a casa angustiati. Di certo alcuni problemi spariscono a furia di ignorarli, e possiamo senz’altro imparare a fregarcene un po’ di più. Ma per gran parte dei nostri incarichi non siamo esonerati dall’obbligo di assolverli e alla fine dobbiamo comunque portarli a termine.

Se il vero problema fosse la mancanza di efficienza, molti di noi, inclusi i miei clienti affermati, avrebbero già trovato una soluzione. Scegliere il metodo o la app giusta che ci aiuti a gestire il tempo e a stabilire delle priorità tra i vari impegni, allevierebbe la pressione della routine quotidiana. Ma quantità e capacità non sono gli unici fattori importanti, e benché lavoriamo nel modo più efficiente possibile, non siamo comunque soddisfatti. Alla fine di una tipica giornata di lavoro molti di noi si sentono affogati più che realizzati.

Tuttavia, quello a cui aspiriamo è raggiungibile. Le persone più affermate che conosco vogliono due cose: la prima è smettere di avere la sensazione che le cose sfuggano al loro controllo e la seconda è eccellere sul lavoro; vogliono essere i migliori nel loro campo.

In entrambi i casi la classica reazione sconsiderata (che tende a sortire pessimi risultati) è quella di aspettarsi che lavoriamo in continuazione e riempiamo ancora di più le nostre giornate già stracolme. Cosa c’è di sbagliato in quest’approccio al lavoro? E come possiamo migliorarlo?

Due Ore al Top

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La tua vita è frenetica? Senti lo stress ai massimi livelli? Sei costretto a essere "multitasking"? Hai un sacco di lavoro da fare e non sai più come organizzarti e questo ti provoca disagio?

Relax... Prova a capire quali sono le attività prioritarie tra quelle che devi svolgere e, soprattutto, svolgile nelle DUE ORE AL TOP del giorno!

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Josh Davis

Josh Davis è responsabile della ricerca e della didattica presso il NeuroLeadership Institute, un ente internazionale votato alla sintesi della ricerca scientifica e al suo utilizzo in ambito imprenditoriale e manageriale.

Ha insegnato alla Columbia University, alla New York University e al Barnard College, ha scritto diversi articoli per HBR.org e le riviste «strategy+business», «Psychology Today», «People & Strategy».

 

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